Projektmanagement und OpenProject im speziellen ist nichts, was man sofort mit japanischem Schwertkampf verbindet. Wir testen es trotzdem, und wollen sehen, ob es ein Werkzeug für die Zukunft ist.
Die Herausforderung
Wir sind an 4 Standorten quer durch Deutschland aktiv. Wir planen mit sehr wenigen aktiven Leuten trotzdem Lehrgänge, Teilnahme an Meisterschaften und eine Organisation auf höchsten Ansprüchen (warum sollten wir mit halbherziger Planung zufrieden sein?). Bisher musste dafür ein Kanban-Board bei mir herhalten, aber damit kennt sich längst nicht jeder aus und noch weniger haben Lust darauf, mit mir an einem Kanban-Board zu arbeiten. Und für die, die derartige Boards kennen: Es macht keinen Spaß, wenn man alleine für andere die Karten schiebt.
Der neue Ansatz
OpenProject passt gut zu unserem Open Source Tooling und ist als Community Edition sogar kostengünstig. Mit dem Tool lassen sich Projekte und Unterprojekte verwalten, und zwar gemeinsam auf einem Server. Keine Zettelwirtschaft, die niemand an den anderen Standorten ohne längere Reise einsehen kann. Jeder Freiwillige, der auch noch etwas über Projektmanagement und moderne Systeme dafür lernen will, kann sich beteiligen und mitarbeiten.
Nach kurzer Einarbeitung haben wir schon einige coole Vorteile im Test:
- Sichtbarkeit aller Termine und Arbeitspakete
- Trainer können nachhalten, wie viel Zeit das "kleine Hobby" genau verschlingt
- Grafische Anzeigen (Gantt) geben direkt ein besseres Gefühl, ob Planung Sinn macht oder mal wieder Wunschdenken ist
- Die Austauschtermine können (hoffentlich) noch strukturierter werden und allen Teilnehmern Einsicht in die ToDos geben. Ganz abgesehen von automatischen Kalendereinladungen, besseren Protokollen etc.
Und vieles mehr - Ich kann meine Erfahrungen aus dem Hauptberuf sehr gut einbringen und viel ausprobieren.
Wie geht's weiter mit OpenProject?
Keine Ahnung, wir arbeiten ja noch testweise damit. :-) Das Ergebnis ist komplett offen, aber sehr schön ist bereits, dass wir neben den Trainingsinhalten auch noch Projektmanagement-Skills für unsere tapferen Ehrenamtlichen vermitteln können. Immerhin nutzen große Unternehmen und Organisationen bereits OpenProject, und dort mit dem Wissen vergleichbar aufgestellt zu sein ist schon ein toller Meilenstein. ;-) "Wir können das auch!"